はじめに
　顧客管理業務：
　　　　【登録・検索・変更】
顧客情報新規登録
顧客情報の検索と変更　
　　　　
　検索の場合
　ファイル状態とは
　変更の場合
　「保存消去」と「完全消去」
　「終了」とは
浄化槽システム予定表
　全体　月別　保守点検一覧表
担当者　月別　保守点検一覧表
システム管理
システム情報関連
　システム定数
　委託者台帳
　清掃台帳
　銀行台帳
　自社情報
その他の機能
　バックアップ
　住所変更

　各種フォーム印刷と振替処理：
各種フォーム印刷
　はがき表印刷
　浄化槽清掃実績報告書A4横印刷
　印刷の開始と終了
　　　　　
口座振替印刷とFD作業
口座振替リストA3横印刷とFD作業

●　口座振替リスト表示と印刷
　 　　
●　振替FD作成

　口座振替結果リストA3横印刷とFD作業

●　振替結果リスト表示と印刷

●　提携内FD取り込み

● 　提携外FD取り込み

　動作環境

はじめに
　ソフトを起動すると、以下のオープニング画面がでます。「開始」ボタンで初期画面へ移動します。

　初期画面は以下の「顧客情報検索」になります。毎回の操作効率を上げる為、全ての操作終了後、この画面へ戻してください。各頁の「最初へ戻る」を押すとここへ戻ります。

顧客管理業務
　　【検索・登録・変更】

顧客情報新規登録

　「顧客情報検索」画面にある「新規登録」を押します。
以下の「ユーザ登録と変更画面」へ移動します。

【新規登録の手順】
�@以下の画面の様に「新規登録」と「顧客情報へ」のボックスが水色になっていることを確認します。
�A登録番号は自動生成してますので、入力は不要です。
�Bこの画面で＊が付いている項目は入力必須項目です。これらを入力しないと登録できません。　「区分」は旧システムにはありませんので、旧システムで登録したユーザの情報を編集する場合には追加入力してください。以降の管理を円滑に行う為にも、できるだけ全ての項目を新規登録時に埋めてください。また、新規登録時には必ず、「顧客情報へ」「浄化槽情報へ」「請求入金情報へ」の３種類の内容を記入してください。
�C内容を記入したら、「登録実行」を押します。これ以降の操作では「取り消し」のボックスを押すことで入力をキャンセルできます。但し、「登録完了」を押す「取り消し」は無効になります。

�D無事に顧客情報の登録が完了すると、以下の画面のメッセージ（顧客情報の登録に成功しました！）が出ます。「OK」を押して、「浄化槽情報へ」へ進みます。

�E「浄化槽情報へ」のボックスが水色へ変わるのを確認します。

�F「浄化槽情報へ」の画面を以下に示します。自動的に「浄化槽番号」1番の情報入力待ちになります。内容を記入して「登録実行」を押します。

�F-a　保守点検と清掃履歴を記入する場合は、上記画面からは入力できません。入力する場合は、画面右下にある「点検」ボタンを押して、次の画面から入力してください。
�F-b 「保守点検」と「清掃」の選択ボタンを押して、夫々の内容を埋めてください。点検日と担当者は選択式です。
「清掃料金」は半角英数で連続数字「123456」のように入力します。検索時には自動的に「\123,456」のように表示されます。
�F-c 入力後に「登録」を押して前の画面へ戻ります。「登録実行」を押すことで正式にデータベースへ記入されます。記入データの履歴は自動で繰り下がりますので、その他の操作は不要です。

�G無事に浄化槽情報の登録が完了すると、以下の画面のメッセージ（浄化槽情報の登録に成功しました！）が出ます。「OK」を押して、「請求入金情報へ」へ進みます。

�H「請求入金情報へ」のボックスが水色へ変わるのを確認します。
�I「請求入金へ」の画面を以下に示します。自動的に「浄化槽番号」1番の情報入力待ちになります。内容を記入して「登録実行」を押します。


�J無事に請求入金情報の登録が完了すると、以下の画面のメッセージ（入金情報の登録に成功しました！）が出ます。

�K引き続き請求入金情報を入力する場合は、「請求No.追加」を押すと、以下の赤丸内
の請求No.が「２」へ変ります。同様に請求内容を入力して、「登録実行」を押します。
�Lさらに請求情報がある場合は、同様に�I〜�Kを繰り返してください。


�K次に浄化槽番号の追加と削除について説明します。
浄化槽を追加する場合は「浄化槽情報へ」のボックスを押して、「浄化槽情報へ」が水色へ変わるのを確認します。

�Lここで、上記赤丸の「浄化槽追加」を押すと、「浄化槽No.」が２番になり情報入力待ちとなります。同一顧客が複数の浄化槽を持っている場合に連続して入力できます。以降�Eからの繰り返し操作をしてください。
追加浄化槽の無い場合は、「登録完了」を押して終了します。�@の状態へ戻ります。
以上で登録操作は完了です。
�M浄化槽情報を削除する場合は、「浄化槽No.」を指定して「検索」を押します。その後に
「浄化槽削除」ボタンで浄化槽情報を削除してください。

顧客情報の検索と変更

　ここではユーザ登録の済んだ顧客情報の検索、あるいは登録内容の変更を行います。

検索の場合　
　検索には、探したい項目により以下の５種類のパターンがあります。

�@　顧客情報
�A　口座情報
�B　清掃・点検
�C　浄化槽情報
�D　個人情報

　各々のパターンを選択するには、選択タブをマウスでクリックします。選択されると、表の下にある（赤丸内）項目と選択色が変わります。
「顧客番号」から「顧客,カナ」までの７項目は各選択タブに共通で表示します。

例）　口座情報を選択した場合

　「顧客情報の検索」画面の中の項目欄へ顧客の名前や電話番号などの検索キーワードを入力します。キーワードはファジー（あいまい）検索が出来ますので、以下のように入力します。例）．名前の一部（山本？）と郵便番号の一部２８８？が分かっている場合
「顧客名」→山本
「郵便番号」２８８

「区分」「顧客区分」等は各行の右端に「がありますので、マウスで内容を選択してください。

入力後、「検索」を押すと次の「検索結果」画面へ移動します。ここに知りたい内容があれば「最初へ戻る」で「顧客情報検索」画面へ戻りこの操作が終了します。

ファイル状態とは

　検索結果の最初の行にある「ファイル状態」とは、現在のファイルの状態を意味します。通常は「有効」となっていますが、登録済顧客を「ユーザ登録・変更画面」から「保存消去」した場合には「無効（保存消去）」と表示されます。データベースの集計は無効ですが、過去のユーザ情報を見ることが出来ます。また、ここで「保存消去・ユーザ復帰」を押すと、ファイル状態は「有効」となり通常の管理顧客へ戻ります。キャンセルした顧客の復帰時に使用します。

ここに知りたい内容が無い場合は、でさらにそれぞれの詳細を見ることができます。

変更の場合　

　検索後に内容を変更する場合は、「変更登録」を押すと、以下の「ユーザ登録と変更画面」へ移動します。この状態ではすでに検索で見つけたユーザの情報が表示されています。また「変更・修正」ボックスが水色（水色は選択されていることを示す）になっているので確認してください。

【変更の手順】
�@　「顧客情報」　「浄化槽情報」　「請求入金情報」の三種類の分類から、変更したい項目を探します。

�A希望分類のボックスをクリックします。例えば、「請求入金情報へ」の場合は選択されているとチェックボックスは”水色”になっています。また、その項目が表示されていますので、任意に内容を書き換えてください。
�B登録を途中で中止する場合は「取り消し」を押した後に「新規登録」または「変更・修正」を押します。登録を中止して�@へ戻ります。

�B「登録実行」を押します。変更登録が完了すると、以下のメッセージが出ます。

�Cさらに変更がある場合は�@から�Bを繰り返してください。
�D変更終りましたら、「登録完了」を押します。

�E「登録完了」のボックスが水色になってることを確認します。この状態の時に「変更・修正」を押すと�@の状態へ戻ります。再度変更が可能です。上記赤丸内に顧客番号を入れると別の顧客情報の変更ができます。
�F再度変更が無い場合には「新規登録」を押します。「登録完了」ボックスの水色がピンク色へ変わります。これで変更完了です。
�Gこの状態は新規登録の待ち画面と同じです。上記赤丸の顧客番号は自動で使用可能な登録番号が表示されています。続けて新規登録を行うことが可能です。（詳しくは新規登録の説明参照してください。）

「保存消去」と「完全消去」

　「保存消去」とは、すでに登録してあるユーザ情報を一時的にデータベースから消去する場合に使用します。「保存消去」したユーザは検索結果表示画面から、「保存ユーザ・復帰」で元に戻すことが出来ます。
「完全消去」を押すと、登録してあるユーザ情報は全て消去されます。この場合はユーザ情報は復帰できませんのでご注意ください。
「保存消去」したユーザを「変更・修正」で呼び出すと、以下のように入力内容を赤字で表示します。

「終了」とは

　このボックスを押すと、システムを終了する前にデータベースのバックアップを自動で行います。但し、「システム」→「バックアップ」の内容の「自動」（初期値）が選択されている必要があります。　バックアップには数分間の時間を必要とします。　バックアップをしないで終了したい場合には、プログラム画面の右上にある「X]　マークを押して、強制終了させてください。

　 浄化槽システム予定表

　浄化槽の保守点検予定表を自動作成します。　予定表は個人・月別と全体・月別を作成し、表示印刷できます。以下の「予定表」ボタンを押して、次画面へ進みます。


　全体　月別　保守点検一覧表

　予定表は過去1ヶ月、当月及び先５ヶ月を表示できます。当月欄と「全体」が黄色になっています。同時に自動計算を開始して、データ集計をします。PCの性能とデータ量により処理時間が掛かる場合があります。計算が終了すると、「保守点検」「契約更新」「誕生日」の件数を表示します。　
また、当月の作業済みと作業未完の状況も同時に表示します。


さらに詳細を見る場合は、「点検一覧表」ボタンを押すと、以下の表を表示します。


　 担当者　月別　保守点検一覧表

登録済みの保守点検担当者の予定表と保守点検一覧表を表示できます。　表示している担当者名のボックスをマウスでクリックすると、自動計算を開始して結果を表示します。担当者の追加、変更はシステム定数から行えます。


「点検一覧表」ボタンを押すと、担当者別の保守点検一覧表を表示できます。


システム管理：　

　「ユーザ登録と変更画面」から「システム」を押すと、以下の画面へ移動します。

ここではデータベースに必要な初期情報（予め設定してある人名、銀行名、自社情報や選択項目など等）を編集する時に用います。

また、「バックアップ」機能設定や市町村合併による「住所変更」などを行う時に使用します。

システム情報関連
　システム定数　

　システム定数には以下に示す１５種類の内容があります。それぞれの項目の内容はExcelの表形式で出ますので、次の要領で追加をしてください。修正する場合は、修正する文字を直接編集します。システム定数を変更する場合は旧システムとの互換性など機能に重大な影響が出ますのでご注意ください。
「処理方式」
「顧客区分」
「続柄」
「県名」
「点検周期」
「区分」
「メーカ名」
「請求内容」
「請求方法」
「振替結果」
「預金種別」
「税率」
「単位」
「担当者名」
「浄化槽区分」

画面その１

画面その２

システム定数の追加・変更方法


委託者台帳

　委託者台帳の追加と修正をします。要領は「システム定数」と同様です。

清掃台帳

　清掃台帳の追加と修正をします。要領は「システム定数」と同様です。

銀行台帳

　銀行台帳の追加と修正をします。要領は「システム定数」と同様です。新規に顧客情報を登録する場合、対象銀行が無い場合はかならず追加してください。

自社情報

　自社情報の修正をします。要領は「システム定数」と同様です。

その他の機能
バックアップ

　データベースの内容をバックアップします。「自動」が初期値です。通常はこのモードを使用してください。またドライブは”E"が初期値です。
�@「手動」を選択した場合には、「参照」でバックアップ先を指定します。次に「バックアップ」のボックス（紫色）を押します。

「バックアップ」を押すと、以下の画面が出ます。


�A「インポート」「エクスポート」について
「エクスポート：　PCのデータベースを別の記憶媒体へ複製保存します。本システムで新規に追加した機能は旧システムでは機能しませんのでご注意ください。この場合、互換性に関しては保障できませんのでご注意ください。
「インポート」：外部の記憶媒体からPCへデータベースを取り込みます。旧システムからのデータを読み込むことはできます。
●エクスポートする場合
「エクスポート」を押します。
「エクスポートしますか？」では「OK」を押すとエクスポートを開始します。
終了メッセージが出たら終了です。
●インポート」する場合
「インポート」を押します。
「インポートしますか？」では「OK」を押すとインポートを開始します。
終了メッセージが出たら終わりです。
●旧システムからインポートする場合
�@BACKUPデータをMOからスティックメモリーへコピーします。予めスティックメモリーの内容は全て削除してください。
�A旧システムで作成したBACKUPデータは１１種類のファイルで構成されています。この内「ｼｽﾃﾑ定数」は互換性がありません。　事前にお渡しした「ｼｽﾃﾑ定数」ファイルに入れ替えてください。
�B「ｼｽﾃﾑ定数」のファイル名を変更してBACKUPファイルと同じ月日にします。
�C 「インポート」を押します。
「インポートしますか？」では「OK」を押すとインポートを開始します。
終了メッセージが出たら終わりです
�DBACKUPファイルをドライブ e: 以外を指定する場合は「手動」モードでBACKUPファイルのあるホルダーを任意に指定できます。
（注１）　インポート/エクスポート時にPCの電源を切るとシステムが復元できない場合がありますのでご注意ください。　自動バックアップの場合でも、毎月1回はバックアップ元からCD-Rへ複製をしてください。

(注２）旧システムからインポートすると、顧客情報はほとんどが有効顧客となっています。これはほとんどの顧客が集計対象になっていることを意味します。インポート後は現在浄化槽管理をしていない顧客は全て「保存消去」してください。これを行わないと、正しく「予定表」「などを表示しません。

住所変更

　この機能は市町村合併時に旧郵便番号と旧住所と新郵便番号と新住所をそのまま入れ替えます。「開始」で全ての顧客情報が書き換わります。画面移動しないで「元へ戻す」を押すと修正前の状態へ戻ります。入力を間違えた場合に有効です。　

（注）　この機能は顧客情報DBにだけ有効です。システム関係の住所は「システム」から手動で変更をお願いします。

各種フォーム印刷と振替処理 ：
各種フォーム印刷


ハガキ表印刷

�@「ハガキ表印刷」ボックスを選ぶと、以下の画面を表示します。
�A印刷対象を記入或は選びます。【住所】は検索する住所を記入してください。　
【誕生日】→【誕生月】→【住所】→個人・企業
　あるいは
【年賀状】→【住所】→個人・企業
�B「検索」ボックスを押します。　右上へ印刷枚数が出ますのでハガキを準備してください。


�C「印刷」ボックスを押すと、次の画面へ移動します。
�D印刷しない顧客を指定できます。　印刷しない顧客番号をマウスで「--->>>」で右欄へ移動してください、複数指定が可能です。移動後「更新」ボックスを押して確定します。
�E元に戻す場合は、顧客番号「<<<----」で元に戻します。この場合も「更新」で確定します。


�F「印刷プレビュー」で実際の印刷イメージを見ることが出来ます。「前のレコード」「次のレコード」で個々のプレビューを見ることが出来ます。　プレビューの必要が無い場合は�Dから�Gへ行ってください。
�G「印刷」を押すと印刷を開始します。
プリンターにはがきをセットします。　必要枚数がセットできない場合は可能な枚数をセットします。
（注１）はがきが無くなると印刷は途中で停止しますが、はがきを補給後、印刷を再開します。詳しくはPC画面に出るメッセージに従ってください。

（注２）プリンターはインクジェットA４を接続してください。

請求書印刷（この機能は参考です）

　　請求方法に「請求書」を指定した顧客から、請求書を作成します。
�@　「請求書」を押すと、以下の「請求月」指定画面が出ます。請求月を選択して、OKを押します。


�A以下の様に印刷対象件数を表示します。（例：4月の請求件数：51）　OKを押し次へ進みます。


�B請求書印刷のプレビューへ進みます。　「前のレコード」「次のレコード」で内容を確認
　　します。「印刷」で全ての内容の印刷を開始します。

浄化槽清掃実績報告書A4横印刷
(注）プリンターはインクジェットA４を接続してください。

　　以下の画面から印刷月を指定して、「OK」を押すと印刷プレビューを表示します。



印刷の開始と終了

　はがき印刷以外の印刷の終了は以下の画面にあるアイコンを押して終了します。


　　　

座振替印刷とFD作業　　

　口座振替リストA3横印刷とFD作成
　●　口座振替リスト表示と印刷
　　　口座振替リストを印刷します。で請求月を選んでください。
　　　「開始」で印刷を開始しますが、印刷前にリストを表示して確認できます。

請求月：作業した月です。

　●　振替FD作成
�@　　　　で引落日の月を指定します。カレンダーが出ましたら、任意の日をクリックして、右上（X)で閉じてください。自動的に年月が取り込まれます。

（注）　重要　：引落月=請求月＋１ヶ月の２５日


�A「提携内引落日」「提携外引落日」を指定します。同様に希望日をマウスで指定してください。
�BPCへFDを挿入してください。
�C「参照」ボタンでFDを選びます。通常FDはドライブ「A:\」となります。
�D任意にファイル名（JIFURI05.TXT)など名前を付けてD:\Jhc\JIFURI05.TXTに上書きをします。
記入例)　A:\JIFURI05.TXT（変更しないとこの名前が自動的に入る）
�E最後に「開始」を押します。


振替結果リストA3横印刷とFD取り込み
　●　振替結果リスト表示と印刷
　　　振替結果リストを印刷します。で月を指定します。カレンダーが出ましたら、任意の日をクリックして、右上（X)で閉じてください。自動的に年月が取り込まれます。で月を選んでください。
　　　「開始」で印刷を開始しますが、印刷前にリストを表示して確認できます。
　
　 ●提携内FD取り込み
�@　　PCへFDを挿入します。
�A　「参照」ボタンでFDを選びます。通常FDはドライブ「A:\」となります。
�B　「開始」を押すとFDの内容がPCへ取り込まれます。

　 ●提携外FD取り込み
�@　　PCへFDを挿入します。
�A　「参照」ボタンでFDを選びます。通常FDはドライブ「A:\」となります。
�B　「開始」を押すとFDの内容がPCへ取り込まれます。

（注1）提携内FDと提携外FDを間違わないように注意してください。
（注2）ここで使用するFDは「全銀フォーマット」に準拠しています。

動作環境

　本ソフトウエアの使用にあたり、以下の環境が必要となります。

【パソコン】　
OS：　MicrosoftWindows XP　CPU　PenIII 以上　２Gｈｚ以上推奨　メモリー512MB以上　HDD　４０GB以上（顧客数による）　
　　　　バックアップ用外部メモリー　（USB　スティックメモリーなど）
アプリケーション：　Microsoft　Office　Access　2003　必須
【プリンター】
インクジェットプリンター　A4　（ハガキ、その他印刷用）
ドットプリンター（請求書印刷用）オプション